Chi phí triển khai ERP
Mô hình tổng chi phí được phát triển ban đầu bởi Garner Group vào năm 1987 để phân tích các chi phí liên quan đến việc mua sắm, triển khai và duy trì một hệ thống thông tin trong một khoảng thời gian cụ thể thường từ 3 đến 5 năm. Các chi phí này bao gồm chi phí bản quyền phần mềm, chi phí triển khai, chi phí liên quan đến nâng cấp hệ thống thông tin, chi phí bảo trì hàng năm bởi nhà cung cấp và nội bộ.
Theo nghiên cứu của nhóm Meta Consulting Group, chỉ khoảng 20% doanh nghiệp triển khai các giải pháp ERP hiểu được tổng chi phí trong triển khai của họ. Phần còn lại 80% không hiểu và nhìn nhận đầy đủ các chi phí hỗ trợ đi kèm và chi phí hệ thống hạ tầng. Do đó, những doanh nghiệp này thường lựa chọn phần mềm rẻ tiền hơn và nghĩ rằng đó là tiết kiệm. Trong thực tế, những hệ thống có giá thành thấp nhưng khi cộng thêm chi phí phần cứng và chi phí phát triển theo thời gian có thể rất đắt. Thường thì rất khó để đưa ra được tổng chi phí chính xác, vì mỗi ngành nghề, mỗi doanh nghiệp sẽ có đặc thù riêng và có yêu cầu (đòi hỏi) khác nhau nên chi phí sẽ khác nhau.
Chí phí bản quyền
Chi phí bản quyền là chi phí ban đầu phải trả để được sử dụng phần mềm. Chi phí này gồm phí bản quyền phần mềm (license), số phân hệ (module), và số người dùng (user). Chi phí bản quyền ở Việt Nam cho một gói bản quyền thường khoảng từ 300 đến 50.000USD.
Theo quy luật chung, các ứng dụng đóng gói thường rẻ hơn so với phần mềm tự viết theo nhu cầu doanh nghiệp vì phần mềm đóng gói được phát triển để chia sẻ cho rất nhiều người dùng.
Chí phí triển khai
Đây là chi phí triển khai hệ thống (ERP), bao gồm chi phí trả cho nhà cung cấp dịch vụ và chi phí cho đội ngũ kỹ thuật viên tham gia triển khai hệ thống ERP. Với những dự án phức tạp, chi phí triển khai có thể bằng 5 lần chi phí bản quyền. Nhưng ở Việt Nam, nó ít khi cao đến vậy do độ phức tạp đòi hỏi còn thấp.
Có một số dự án thất bại do không lường trước được hết các yếu tố rủi ro như yêu cầu người sử dụng không được làm rõ, không hiểu hết về thời gian và chi phí cần thiết để triển khai, lựa chọn sai các phân hệ, cấu hình hệ thống sai,… Các yếu tố này hoàn toàn có thể phòng ngừa trước. Đội ngũ tư vấn viên (kỹ thuật) sẽ giúp doanh nghiệp phân tích hệ thống hiện tại, tiếp cận các giải pháp đúng đắn và cho doanh nghiệp nhìn trước được những lợi ích thực tế sau triển khai, và tư vấn viên cũng là người trực tiếp triển khai hệ thống.
Dựa trên báo giá của các nhà cung cấp, với các sản phẩm ERP trung bình của Việt Nam chi phí triển khai khoảng từ 6.000 đến 75.000USD, với mức trung bình khoảng 40.000USD tức tương đương 100% chi phí bản quyền và có sự dao động lớn tuỳ theo. Tuy nhiên, các phần mềm phát triển trong nước chi phí triển khai chỉ vào khoảng 15% chi phí bản quyền nhưng thường các nhà cung cấp báo với giá rất cao.
Đối với các sản phẩm ERP cao cấp của quốc tế thì chi phí triển khai thường cao hơn nhiều lần các sản phẩm ERP phát triển trong nước.
Chi phí nâng cấp hệ thống hạ tầng
Chi phí khác bao gồm nâng cấp và thêm mới hệ thống hạ tầng thông tin như bản quyền các hệ thống quản trị dữ liệu, máy chủ ứng dụng, đường truyền tốc độ cao, thiết bị kết nối và các máy tính, máy chủ. Chi phí cho hệ thống hạ tầng cũng phụ thuộc nhiều vào nhu cầu (đòi hỏi) của doanh nghiệp đưa ra, có doanh nghiệp sẽ mong muốn một hệ thống có tốc độ xử lý nhanh nhất, và cũng có doanh nghiệp chỉ cần một hệ thống ổn định vừa đủ để giảm chi phí. Một máy chủ trung bình thường khoảng từ 500 đến 6000USD. Chi phí thiết lập hệ thống mạng thường khoảng 100 đến 300USD cho một thành phần mạng.
Chi phí bảo trì hàng năm
Chi phí bảo trì hàng năm thường được các nhà cung cấp phần mềm tính vào phí dịch vụ hàng năm cho việc sửa chữa các vấn đề phát sinh, phí cập nhật phiên bản mới. Chi phí bảo trì hàng năm thường khoảng từ 8% đến 20% của chi phí bản quyền, nhưng thường là 20%.
