XỬ LÝ NHANH CHÓNG, DỄ DÀNG CÁC NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN
Chức năng trong kế toán SAP ERP/MES:
Ghi nhận bằng bút toán hạch toán:
– Trong phần mềm kế toán nước ngoài, hạch toán kế toán không phải là điểm bắt đầu mà là kết quả của quá trình xử lý thông tin. Mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều được ghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống.
– Cùng với quy trình nghiệp vụ được chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ kế toán cũng được chia thành nhiều cặp bút toán khác nhau.
Thiết lập tài khoản trung gian:
– Mặc dù đây là một điểm khác biệt so với kế toán Việt Nam, nhưng trên góc độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ trên vẫn không có gì thay đổi.
– Để đảm bảo cho bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp không phát sinh thêm nhiều so với cách hạch toán cũ, doanh nghiệp có thể sử dụng các tài khoản không thuộc hệ thống tài khoản chính thức của mình và xem đó là các tài khoản trung gian.
Hạch toán tự động:
– Ngoài phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện các bút toán một cách trực tiếp như các phần mềm kế toán thông thường, tất cả các phân hệ khác của ERP đều tiến hành hạch toán tự động và quy tắc hạch toán 1:n hay n:1 không được đặt ra. Vì thế, không thể thực hiện việc tách số dư của các tài khoản theo từng tài khoản đối ứng.
– Đây là một vấn đề khá quan trọng đối với hầu hết những người làm kế toán ở Việt Nam vì chúng ta vẫn quen kiểm soát số liệu theo kiểu đối ứng.
– Tuy nhiên, cần lưu ý một điểm khác biệt rất lớn giữa phần mềm ERP và các phần mềm kế toán là bút toán được sinh ra một cách tự động và được kiểm soát nhiều tầng thông qua quá trình phê duyệt, vì thế những sai sót về định khoản hầu như không xảy ra.
Bút toán đảo:
– Với ý nghĩa là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phát sinh trong một tổ chức kinh tế, hệ thống ERP không cho phép người dùng xóa bất kỳ một bút toán nào đã hạch toán vào hệ thống. Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm là thực hiện bút toán đảo.
– Chính vì đặc điểm này, người sử dụng có thể cảm thấy ái ngại vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát. Tuy nhiên, cũng nhờ đặc điểm này, số liệu kế toán do các hệ thống ERP cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũng như các đối tác bên ngoài doanh nghiệp.
Lợi ích của kế toán trong SAP ERP/MES
Phân hệ hạch toán và công nợ: Quản lý hạch toán tổng hợp, kiểm soát số dư tài khoản theo đúng tính chất tài khoản; quản lý phát sinh, thanh toán công nợ theo tiền nguyên tệ.
Phân hệ Tiền tệ, Nhập – Xuất kho: Quản lý thu, chi và số dư tiền nguyên tệ, cho phép tính quy đổi nội tệ tiền ngoại tệ; quản lý chứng từ nhập, xuất, chuyển kho.
Phân hệ Công cụ và Hóa đơn thuế: Quản lý từng công cụ và linh, phụ kiện đi kèm; quản lý từng hóa đơn theo loại hóa đơn, loại thuế suất, loại tiền, hóa đơn có nhiều loại thuế.
Phân hệ Chờ phân bổ và Sản xuất: Quản lý chi tiết các chi phí chờ phân bổ, kết chuyển, hạch toán tự động từng phần các khoản chờ phân bổ; nhập mã thành phẩm từ quy trình sản xuất, xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất
Phân hệ Tài sản cố định, dự án, hợp đồng: Quản lý chi tiết từng tài sản và linh phụ kiện đi kèm tài sản, điều chuyển tài sản; quản lý doanh thu cho từng dự án.
Khai thác nghiệp vụ thông minh, linh hoạt: Số liệu, thông tin liên kết chặt chẽ, chính xác, tự động hạch toán, định khoản, dễ thao tác, tra cứu thông minh, phù hợp với các đặc thù doanh nghiệp Việt Nam.
Quản lý dữ liệu tập trung: Tiết kiệm thời gian và tránh sai sót trong khâu tổng hợp báo cáo, số liệu tổng hợp liên tục, đảm bảo tính đồng nhất và toàn vẹn số liệu, tiết kiệm chi phí đầu tư, bảo trì.
Quản lý mô hình doanh nghiệp đa điểm, nhiều cấp: Có thể kiểm soát số liệu, báo cáo của các chi nhánh, công ty trực tuyến tại bất cứ nơi đâu và bất cứ khi nào.
Phần mềm nền tảng web, mô hình điện toán đám mây: Có thể làm việc dù ở bất cứ khi nào và nơi đâu với tốc độ nhanh, nâng cấp phần mềm tự động, dễ dàng sao lưu, phục hồi dữ liệu.
Khả năng tích hợp và mở rộng hệ thống linh hoạt: Nhập xuất dữ liệu tổng thể hoặc chi tiết ở từng chức năng, phân hệ nghiệp vụ dưới nhiều định dạng tập tin.
