Quy trình và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ

Quy trình nghiệp vụ là một chuỗi các công việc được sắp xếp theo một trật tự nhất định để hoàn thành một nghiệp vụ. Tính chất nổi bật của quy trình nghiệp vụ là tính lặp đi lặp lại. Ví dụ, khi thực hiện xuất kho bán một lô hàng: kế toán viên viết hóa đơn xuất kho và báo cho thủ kho để tiến hành xuất kho. Bất cứ lần xuất kho nào, công việc này cũng đều được lặp lại như thế.

Trên thực tế, có rất nhiều nghiệp vụ khác nhau và tương ứng với nó là rất nhiều quy trình nghiệp vụ khác nhau.Các quy trình khác nhau có tần suất khác nhau. Ví dụ như việc nhập hàng thực hiện 20 lần/ngày, tính lương thực hiện 2 lần/tháng…

Đối với các DN nhỏ, số lượng cán bộ nhân viên ít và tần suất các nghiệp vụ không nhiều thì các quy trình được đơn giản hóa tới mức tối đa. Nhưng khi DN phát triển, số lượng nhân viên nhiều, số lượng các nghiệp vụ tăng và tần suất tăng thì việc không chuẩn hóa

sẽ dẫn đến nhầm lẫn, khó kiểm soát, kém hiệu quả và gây chậm trễ.

Để chuẩn hóa quy trình thì việc áp dụng ISO được đánh giá là giải pháp đúng đắn nhất trong điều kiện hiện nay. Với ISO, việc chuẩn hóa quy trình được ban hành và phổ biến dưới dạng văn bản, có hiệu lực thi hành và có những biện pháp, chế tài để đảm bảo thực hiện tốt các quy định. Trên thực tế, rất nhiều DN Việt Nam đã áp dụng ISO thành công trong việc chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ của mình.